當前,民政檔案工作有許多熱點、難點問題,需要深入到工作一線去研究、去解決,有許多好經驗好做法需要去提煉、去總結。因此,應提倡“原汁原味”的調研,多深入實際采集真實的素材,善于解剖實際工作,在工作實踐中發現問題,研究問題,解決問題,積極梳理成調研成果。只有這樣才能更好地服務政策創制,為民政檔案事業更好更快的發展提供支撐。近幾年,民政部通過開展五保低保檔案和社會福利機構業務檔案工作調研等,建立了一套較為科學的調研工作機制,大致分為6個步驟。

    步驟一,調研前期準備。主要是從文件、資料、網站、書籍等途徑查閱各類參考資料,掌握最新業務發展動態,了解最新的法律法規,熟悉業務流程,以彌補民政業務知識上的不足。比如,社會福利機構檔案調研前,搜集了近年來出臺的《社會福利機構管理暫行辦法》《兒童福利機構基本規范》《養老機構基本規范》等規范性文件,認真學習與社會福利機構規范化建設有關的各項業務知識,梳理工作脈絡,從理論上熟悉工作流程。

    步驟二,制定調研方案。根據調研目的,確定具體的調研方案,包括調研時間、地點(根據業務發展情況確定典型地區、典型單位)、參加調研人員、調研內容(主要了解工作流程及其形成的各類材料)、需解決的問題(包括歸檔范圍、整理原則和方法、保管期限、利用移交等環節的問題)。五保低保檔案調研就是按照上述內容制定的調研方案。

    步驟三,設計調研問卷。這是調研工作不可或缺的重要一環,只有具備充足的數據材料,才能進行系統分析,找到規律性的東西。調研問卷一般是結合調研中需要解決的主要問題及工作現狀來設計的。比如,五保低保檔案和社會福利機構業務檔案調研均設計了調研問卷,根據不同的人群在開展調研前進行了分發,從回收情況看,基本反映了基層工作的現實狀況,突顯了問題,對制定政策也有某些啟示。同時,調研問卷中的數據為政策創制提供了支撐。

    步驟四,實地調研。實地調查研究是調研活動中最具有現實意義的一個環節。在五保低保檔案調研工作中,去了山東、江西、廣東、廣西、寧夏5個典型地區的9個地級市、10個縣(區)、9個鄉鎮、8個敬老院,通過查看五保低保檔案、聽取工作匯報、發放問卷、召開座談會等方式,對制度建設、工作開展、存在問題、政策建議等情況進行了面對面溝通和交流;在社會福利機構業務檔案調研工作中,去了海南、北京、天津、河北、浙江、四川、青島等地的24個社會福利機構,對各類社會福利機構的工作流程、工作現狀和存在的問題等進行了調研,同時也清醒地認識到基層單位對這個制度出臺的渴望。

    步驟五,整理調研成果。根據回收的調查問卷和實地調研的成果,提取有效數據進行歸納分析,再結合業務發展的宏觀趨勢,找出主要問題并提出解決辦法。比如,五保低保檔案調研共發放問卷1000份,回收877份,抽樣統計問卷581份,通過梳理、分析書面調研和實地調研的成果,歸納出各地在執行五保低保檔案管理政策過程中形成的成功經驗和做法,找出了存在的主要問題,并提出了改進措施,為制定《最低生活保障檔案管理辦法》提供了依據;社會福利機構業務檔案調研采取的是典型調查的方法,發放問卷14份,回收13份,從中分析出這項工作存在的突出問題和基層人員對這項工作的基本認識,總結出了業務檔案工作的基本規律,為制定《社會福利機構業務檔案管理辦法》奠定了基礎。

    步驟六,撰寫調研報告。將整理出來的各種調研成果加以科學地組織編排,以文字形式固定下來就形成了調研報告。五保低保檔案調研和社會福利機構業務檔案調研形成的兩篇調研報告,就是作為這兩項工作成果的集中展示。調研報告的內容大體分為5個部分:一是調研背景和目的;二是調研基本情況;三是調研中總結的經驗和成功的做法;四是調研中發現的問題;五是針對問題的對策。調研報告要做到科學全面、論據充足、論證嚴謹、結論合理。

    調研工作是政策創制中最為關鍵的一環,是個既費體力又費腦力的工作。費體力是因為這項工作需要收集、查閱大量參考資料,而且要實地走訪調查許多典型地區、典型機構(單位),要和相關工作人員進行溝通交流,對人的體力是一種考驗;費腦力是指要對相關業務知識進行深入學習、設計調查問卷、對調研成果進行匯總分析、撰寫調研報告,這對觀察問題、分析問題、解決問題的能力都有很高的要求。通過建立科學的調研工作機制,調研工作更全面、更有針對性了。